PROTOTYPE SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR (STUDI KASUS: KANTOR KECAMATAN BANTARGEBANG KOTA BEKASI)

Abstract

Sistem pengarsipan surat di Kantor Kecamatan Bantargebang saat ini masih dilakukan secara manual menggunakan buku besar, yang mengakibatkan proses administrasi memakan waktu lama dan berisiko tinggi terhadap kehilangan atau kerusakan dokumen. Penelitian ini bertujuan untuk membangun prototipe sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar berbasis web guna meningkatkan efisiensi dan keamanan pengarsipan. Metode pengembangan yang digunakan adalah metode prototype yang mencakup tahapan komunikasi, perencanaan cepat, pemodelan desain menggunakan UML (use case, activity, sequence, dan class diagram), pembangunan prototipe, hingga tahap umpan balik pengguna. Hasil penelitian menunjukkan bahwa aplikasi yang dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dan basis data MySQL berhasil mengintegrasikan data admin, bagian, serta arsip surat secara digital melalui tabel tb_admin, tb_bagian, tb_suratmasuk, dan tb_suratkeluar. Fitur-fitur utama seperti manajemen surat, disposisi digital, dan sistem pengambilan nomor surat berfungsi dengan baik sesuai hasil pengujian menggunakan metodologi Black Box Testing. Implementasi sistem ini terbukti dapat mempercepat proses pengarsipan, mengoptimalkan penggunaan ruang, dan memberikan solusi digital yang lebih aman bagi Kantor Kecamatan Bantargebang dibandingkan sistem manual sebelumnya.